---

Vi har en forening - folk skal ansøge om optagelse.
Hende som startede foreningen, er ikke længere formand for foreningen,
men stadig for optagelsesudvalget.

Hun har kopier af folks ansøgningsskemaer liggende hos sig selv
privat. Det mener jeg ikke er lovligt, men det mener hun selv.

Hun argumenterer med at registerlovgivningen - eller lov om persondata
"gælder kun for registre, enten elektroniske eller ikke-elektroniske,
eller for anden systematisk behandling af personoplysninger, enten
private eller økonomiske eller andre oplysninger, som ”med rimelighed
kan forlanges unddraget offentligheden”.

Jeg vil MEGET gerne være sikker på, at foreningen ikke gør noget
ulovligt. På skemaerne skriver folk deres navn, adresse, uddannelse og
arbejdssted.

Må hun have dem liggende hos sig selv? Eller skal de opbevares i
foreningens lokaler under lås og slå? Og hvor længe må vi opbevarer
dem? Skal folk oplyses om at hun har deres ansøgninger liggende i sit
hjem?

Hvordan tackler vi dette bedst muligt?

På forhånd mange tak! :)

Mette

---

Nå, det ser ud til at jeg må have fat i advokat for at få svar på
dette :)

Hav en god dag!

Mette

---

On Fri, 11 Sep 2009 11:56:47 -0700 (PDT), Mette <kewtee@gmail.com>
wrote:

>Vi har en forening - folk skal ansøge om optagelse.
>Hende som startede foreningen, er ikke længere formand for foreningen,
>men stadig for optagelsesudvalget.
>
>Hun har kopier af folks ansøgningsskemaer liggende hos sig selv
>privat. Det mener jeg ikke er lovligt, men det mener hun selv.
Hvad får dig til at tro at det ikke skulle være lovligt ?
Det er ikke nok at du syntes at det (bør være) er ulovligt, du må
ligesom have en form for argument omkring "hvorfor det er ulovligt"

>Hun argumenterer med at registerlovgivningen - eller lov om persondata
>"gælder kun for registre, enten elektroniske eller ikke-elektroniske,
>eller for anden systematisk behandling af personoplysninger, enten
>private eller økonomiske eller andre oplysninger, som ”med rimelighed
>kan forlanges unddraget offentligheden”.
>
>Jeg vil MEGET gerne være sikker på, at foreningen ikke gør noget
>ulovligt. PÃ¥ skemaerne skriver folk deres navn, adresse, uddannelse og
>arbejdssted.
Det kunne godt være person følsomme data, så de kan være omfattet af
registerloven.
Men spørg registertilsynet eller hvad det er de hedder idag, giv dem
nogle eksempler på hvilke oplysninger det er i opbevarer og fortæl
hvordan i opbevarer dem (både orginaler og kopier)

>MÃ¥ hun have dem liggende hos sig selv? Eller skal de opbevares i
>foreningens lokaler under lås og slå?
Det kan man ikke besvare helt præsist, det kommer jo meget an på
hvordan de opbevares og hvem der ellers kan tænkes at have adgang til
oplysningerne.

>Og hvor længe må vi opbevarer dem?
Så længe de er relevante for foreningen. Når de ikke længere kan
bruges til noget fornuftigt bør de slettes/tilintegøres på betryggende
vis.
Hvis det er ansøgninger om optagelse i foreningen så vil jeg mene at i
kan opbevarer dem så længe folk er medlemmer af foreningen og ellers
bør de slettes.
Der kan måske være en vis fornuft i at gemme ansøgninger (eller
oplysninger om hvem det er man har afvist og hvorfor) hvor medlemsskab
er afvist, men det er nok ikke i al fremtid man bør gemme dem.

>Skal folk oplyses om at hun har deres ansøgninger liggende i sit hjem?
Nej.

>Hvordan tackler vi dette bedst muligt?
Få tilføjet noget omkring dette (behandling af
ansøgninger/personoplysninger) i jeres vedtægter.
Dette gøres på jeres generalforsamling, jeres eksisterende vedtægter
skriver måske noget om hvordan vedtægtsændringer skal behandles.

Lav nogle regler om "hvad i opbevarer" og "hvor længe i opbevarer det"
og "hvor i opbevarer det" og "hvad i gør når i ikke længere har brug
for oplysningerne" (hvordan i sletter dem)

/Hans

---

"Mette" skrev

>Nå, det ser ud til at jeg må have fat i advokat for at få svar på dette :)
Det var en trussel vi ikke kan sidde overhørig.

>Hun har kopier af folks ansøgningsskemaer liggende hos sig selv
>privat. Det mener jeg ikke er lovligt, men det mener hun selv.
Når det er kopier må originalerne være et andet sted, så kopierne må være
til vedkommendes eget personlige brug.

>Hun argumenterer med at registerlovgivningen - eller lov om persondata
>"gælder kun for registre, enten elektroniske eller ikke-elektroniske,
>eller for anden systematisk behandling af personoplysninger, enten
>private eller økonomiske eller andre oplysninger, som "med rimelighed
>kan forlanges unddraget offentligheden".
Det er meget muligt men oplysningerne er til foreningens brug, ikke
vedkommendes personlige underholdning.

>Jeg vil MEGET gerne være sikker på, at foreningen ikke gør noget
>ulovligt. På skemaerne skriver folk deres navn, adresse, uddannelse og
>arbejdssted.
>Må hun have dem liggende hos sig selv?
Som formand for optagelsesudvalget kan der være mening i at opbevare
papirene privat, på samme måde som de fleste kasserer i en forening
opbevarer regnskabet hos sig selv.
Men at lave kopier til privat brug er ikke i foreningens eller medlemmernes
interesse.

>Eller skal de opbevares i foreningens lokaler under lås og slå?
Hvis det er et sikkert sted vil det være udmærket.

>Og hvor længe må vi opbevarer dem?
Lige så længe det er relevant, rent faktisk er det vel ikke relevant når
først folk er afvist eller optaget, medmindre man frygter for falske
oplysninger, så man senere vil kunne påvise uoverensstemmelser.

>Skal folk oplyses om at hun har deres ansøgninger liggende i sit hjem?
Ikke nødvendigvis

>Hvordan tackler vi dette bedst muligt?
På et bestyrelsesmøde i foreningen bestemmes det hvor regnskaber,
ansøgninger, medlemskartotek og lign. opbevares.

mvh
Alex Christensen

---

Hej Alex og Hans

Tak for jeres meget anvendelige svar! Jeg vender lige registertilsynet
og informerer så bestyrelsen om det, så vi kan beslutte hvad der skal
stå hvor
Lækkert med noget kvalificeret hjælp - mange tak!

Mette

---

Mette wrote:

> Jeg vil MEGET gerne være sikker på, at foreningen ikke gør noget
> ulovligt. PÃ¥ skemaerne skriver folk deres navn, adresse, uddannelse og
> arbejdssted.

Hvis der er en rimelig grund til at foreningen registrerer disse
oplysninger, og hvis medlemmerne giver deres samtykke med mulighed for at
tilbagekalde dette (evt. ved udmeldelse), bør der ikke være noget problem
i forhold til persondataloven.

> MÃ¥ hun have dem liggende hos sig selv? Eller skal de opbevares i
> foreningens lokaler under lås og slå? Og hvor længe må vi opbevarer dem?
> Skal folk oplyses om at hun har deres ansøgninger liggende i sit hjem?

Jeg kan ikke se noget problem i at oplysningerne opbevares hos et
bestyrelsesmedlem. Det afgørende er at folk orienteres om hvad der
registreres og giver deres samtykke (kan være implicit ved indmeldelse i
foreningen).

--
Jesper Lund