Nedenstående regler og betingelser ifm. udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse fremgår af Told- og Skattestyrelsens cirkulære nr. 2003-36:
2. Befordringsgodtgørelse:
Ligningsrådet har med virkning fra 1. januar 2004 fastsat følgende:
2.1. Godtgørelse til dækning af udgifter ved benyttelse af egen bil til erhvervsmæssig kørsel omfattet af ligningslovens § 9 B er skattefri, hvis den ikke overstiger følgende beløb:
kørsel til og med 20.000 km årligt 2,98 kr. pr. km
kørsel udover 20.000 km årligt 1,62 kr. pr. km
For benyttelse af egen motorcykel er satsen som for egen bil. For benyttelse af egen cykel, knallert eller 45-knallert er satsen 0,40 kr. pr. km.
2.2. Det er en forudsætning for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, at arbejdsgiveren/hvervgiveren fører kontrol med antallet af kørte kilometer i lønmodtagerens egen bil eller på lønmodtagerens egen motorcykel, cykel, knallert eller 45-knallert. Erhvervsmæssige befordringsudgifter kan ikke dækkes ved udlæg efter regning. Fast månedlig eller årlig befordringsgodtgørelse er aldrig skattefri, men medregnes ved indkomstopgørelsen. Der kan udbetales forskud på skattefri befordringsgodtgørelse med acontobeløb for hver enkelt kørsel eller med ugentlige eller månedlige acontobeløb. Forskuddet skal være afpasset modtagerens forventede erhvervsmæssige kørsel.
2.3. Bogføringsbilag vedrørende den erhvervsmæssige kørsel skal efter Skatteministeriets bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 § 2 indeholde:
1.Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
2.Kørslens erhvervsmæssige formål.
3.Dato for kørslen.
4.Kørslens mål med eventuelle delmål.
5.Angivelse af antal kørte kilometer.
6.De anvendte satser.
7.Beregning af befordringsgodtgørelsen.
2.4. Udbetales befordringsgodtgørelse med et højere beløb end Ligningsrådets satser, anses hele beløbet for personlig indkomst. Det gælder dog ikke, såfremt arbejdsgiveren/hvervgiveren ved den endelige opgørelse, anser det beløb, der overstiger satsen, for løn i relation til A-skat, arbejdsmarkedsbidrag og SP-bidrag.
2.5. Der kan ikke udbetales skattefri befordringsgodtgørelse, hvis den modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Herved forstås, at lønnen løbende reguleres med den udbetalte befordringsgodtgørelse.
2.6. Er der udbetalt forskud, skal den endelige opgørelse og afregning af den skattefri befordringsgodtgørelse, som lønmodtageren har ret til, være foretaget ved udgangen af den måned, som følger efter måneden, hvor den erhvervsmæssige kørsel er foretaget.
20.000 km-grænsen gælder kun for den enkelte arbejdsgiver.
2.7. Der kan ikke udbetales skattefri befordringsgodtgørelse, når arbejdsgiveren har stillet firmabil til rådighed for den ansatte. Tilsvarende gælder, hvis firmabil er stillet til rådighed af en anden arbejdsgiver. En undtagelse er dog de tilfælde, hvor lønmodtageren betaler den arbejdsgiver, der har stillet firmabilen til rådighed, fuldt vederlag for den kørsel, der sker for den arbejdsgiver, der ikke har stillet bilen til rådighed.
2.8. For lønmodtagere, der ikke har modtaget skattefri befordringsgodtgørelse, kan der alene foretages det sædvanlige befordringsfradrag i den skattepligtige indkomst, efter ligningslovens § 9 C, dvs. med satserne i punkt 1.1.
Lønmodtagere, som i forbindelse med kundeopsøgende aktiviteter har befordring, der vedrører flere arbejdsgivere på én gang, jf. ligningslovens § 9 B, stk. 3, kan i det omfang, der ikke er modtaget skattefri godtgørelse med satserne i punkt 2.1., i stedet foretage fradrag i den personlige indkomst med disse satser.