Jeg har just afsluttet den årlige (fem årlige) udredning af papirer - i metervis.
To sorte sække, fyldt med uddaterede og ikke-længere gyldige dokumenter.
Det fik mig til at overveje alternative lagringsmuligheder, der kan begrænse dette årlige tilbagevendende slid og (efter min mening) tidsspilde.
Jeg kom til at tænke på muligheden, at dokumenterne kunne skannes og lagres på computeren. Men ikke alle dokumenter og papirer, er hverken attraktive at gemme eller måske i en alt for stor mængde (f.eks. over 20 sider)
Derfor vurderer jeg mine dokumenter og papirer efter følgende lagringsværdi:
Papirer med høj, mellem og lav prioritet. Lagringens tidsperspektiv og mængden.
Dokumenter og papirer med mellem-lav prioritet (oplysningsseddler, referater fra beboermøder, betalingsoversigter fra BS, opkaldslister fra mit telefonselskab etc.), med ikke over 5 sider pr. emne skanner jeg og gemmer på putteren.
De skannes med en DPI (skanningskvalitet) på ca. 200 - 300 DPI. Papirudgaven ryger ud med det samme.
Jeg sørger for kort lagringstid på harddisk, hvorefter de elektroniske dokumenter ryger hurtigst muligt på CD af sikkerhedsmæssige hensyn.
Mængder over 5 sider, med en lang lagringstid (omkring 1 år og frem) skanner jeg ved lejlighed.
Uddaterede dokumenter (dokumenter der henfalder under 5 års indsigelsesreglen m.fl.), der fortsat har en vis værdi, skanner jeg, resten ryger ud.
Dokumenter i højprioritet skalaen, skanner jeg kun hvis de kan benyttes i udskrevet form fra computeren, eller de gratis kan skaffes igen hvis jeg får brug for dem. Dem skanner jeg i høj opløsning - 600 DPI. F.eks. lønseddler, årsopgørelser fra TS mv. skal ofte benyttes i original.
Er dette tip tidligere blevet indsendt, beklager jeg dobbeltkonfekten
Vh nicolaus